اهمیت داده های دقیق کارکنان

هر سازمانی برای مدیریت هوشمندانه، نیازمند اینه که از کارمندانش آمار درست و دقیق داشته باشه. جمع‌آوری این آمار زمان و انرژی زیاد می‌طلبه. پس اگر مدیر یک سازمانی و برات مهمه که از همون قدم اول منابع انسانی سازمانت رو اصولی پیش ببری، اول یک لیوان آب بخور، یک نفس عمیق بکش و یک دفتر خودکار بردار تا بهت بگم چه جوری آمار کارمندانت رو در بیاری!
خیلی جاها، مدیریت درست پرونده‌های کارمندان یک تعهد قانونیه و اگر حواست به حفظ امنیت او‌ن‌ها نباشه و فاش بشه، دردسرساز میشه و منجر به جریمه‌های گزاف یا حتی مجازات شدیدتر میشه. پس حواست باشه حفظ امنیت اطلاعات کارمندانت و حریم شخصی‌شون رو توی اولویت قرار بدی. کارفرماهای باهوش می‌دونن که سوابق کارمندانشون می‌تونه درِ سبزی، رو به فرصت‌های خوب به روشون باز کنه و مدیریت سازمان رو براشون راحت‌تر کنه. مثلاً مدیران و تصمیم‌گیرنده‌های یک سازمان می‌تونن از این گنجینه برای شناسایی استعدادهای کشف‌نشده، بالابردن بهره‌وری، تخصیص شغل‌های مرتبط با استعدادهای کارمند، تجزیه‌وتحلیل متدها و برنامه‌های آموزشی و میزان اثرگذاری اون‌ها، محاسبه پاداش و مزایای دیگه بهره ببرن.

منظور از اطلاعات کارمندان چیه؟

داده‌های کارمندان، تمام مشخصاتی که یک سازمان از ب بسم‌الله درمورد کارمندان خودش جمع می‌کنه رو شامل میشه. این داده‌ها می‌تونن پایه، اساسی و یا حتی محرمانه باشن! داده‌های پایه مثل نام و نام‌خانوادگی، تاریخ و محل تولد و… هستن. داده‌های اساسی نحوه عملکرد در محل کار براساس استعدادها و مهارت‌ها، تصمیم‌گیری در مورد ارتقا، برنامه‌های آموزشی و… رو شامل میشن و داده‌های محرمانه اون دسته از اطلاعاتی هستن که یک کارمند درِ گوشی باهاتون در میون می‌ذاره و از شرایط خاص خودش میگه. دکتر الورا ویلز ، متخصص علوم انسانی در تاینی پالس ، معتقده که پرونده پرسنلی کارمندان می‌تونه یک منبع مهم برای تصمیم‌گیری‌های سازمانی باشه. مدیران یک سازمان با توجه به داده‌هایی که از کارمندان خود در اختیار دارن می‌تونن تو شرایط مختلف و با در نظر گرفتن پرسونای هر کارمند تصمیم‌های درست و مؤثری بگیرن.

بی‌توجهی به نظرات و درخواست‌های کارمندان و تصمیم‌های یک‌جانبه و مدیریتی عواقبی مثل افزایش فرسودگی شغلی، ایجاد احساس کم‌اهمیت بودن در کارمندان، کاهش انگیزه و در نهایت از دست‌دادن کارمندان میشه. وقتی مدیران یک سازمان پای حرف‌ها و نظرات و ایده‌های کارمندانشون می‌شینن و نتایج به‌دست‌آمده از حرف‌هاشون رو تجزیه و تحلیل می‌کنن، نه تنها به بهبود فرهنگ سازمان خودشون کمک میکنه بلکه باعث میشه با گوش دادن به نظرات کارمندان و اجرایی کردنشون تخته گاز از رقیب‌هاشون جلو بزنن!

انواع اطلاعات کارمندان

حالا این داده‌هایی که ازش حرف می‌زنیم چی هستن و چند نوع دارن رو ما اینجا براتون چند نمونه آوردیم که بدونین چه چیزهایی ارزش جمع‌آوری و نگهداری دارن. مثل:
● مشخصات شخصی (نام و نام خانوادگی، آدرس، تاریخ تولد و غیره)
● گواهینامه‌ها و دوره‌های آموزشی
● وضعیت استخدام (تمام وقت، پاره وقت، قراردادی یا آزاد)
● مدت زمان اشتغال
● سوابق جذب و استخدام
● گزارش‌های حضور و غیاب
● ارزیابی عملکرد
● حمل و نقل کارمندان (زمان رفت و آمد و وسیله‌ی حمل و نقل)
● سوابق جبران خسارت

چرا باید اطلاعات کارمندان رو داشته باشیم؟

به گفته ویلز ، اطلاعات کارمندان دو هدف مهم رو دنبال می‌کنه. اول، سازمان‌ها می‌تونن دیدگاه‌های کارمندان رو درک کنن و واکنش کارمندان به سیاست‌های جدید رو پیش‌بینی کنن. دوم، نظرسنجی از کارمندان به اون‌ها ارزش میده و توانمندشون می‌کنه. ویلز باور داره که دنبال کردن این اهداف باعث افزایش مشارکت کارمندان و کاهش واکنش‌های منفی‌شون میشه.
علاوه بر این موارد، ما اینجا سه‌‌‌‌‌تا دلیل مهم این کار رو براتون آوردیم:

۱. در اختیار داشتن تصویر دقیقی از راندمان کاری کارمندان
از دید جمعیت‌شناسی، روانشناسی و عملکردی، جمع‌آوری اطلاعات کارمندان به تصمیم گیرنده‌ها و مدیران منابع انسانی کمک می‌کنه تا دیدی کلی از نیروی کار به‌دست بیارن. تیم‌های منابع انسانی با نگاه به مجموعه‌ی کارمندان، به جای تمرکز روی یک کارمند می‌تونن الگوها رو شناسایی کنن، یک دید کلی کسب کنن و داده‌ها رو به مدیران بالادستی ارائه بدن تا تأثیر چشمگیری تو شرکت بذاره.
به عنوان مثال، اگر یک مدیر رستوران از طریق اطلاعات کارمندانش متوجه بشه که همه‌ی کارمندان خانم ۱۰ تا ۱۵ دقیقه زودتر از ساعت خروج مقرر شده، به شیفت‌شون پایان میدن، منطقیه که فرض کنیم یک چیزی باعث خروج زودهنگام اون‌ها میشه؛ مثلاً ممکنه دلیلش این باشه که چراغ‌های پارکینگ قبل از ساعت کاری خاموش میشن و نمی‌خوان تنها تو تاریکی سمت ماشین‌هاشون برن. شناسایی این دست رفتارها و فرایندها در تحقیقات انجام شده می‌تونه مشکلاتی مشابه این رو به مدیران اطلاع بده تا به جای نادیده گرفتن موضوع، راه‌حلی برای مشکل لحاظ بشه.

۲. دستیابی به الگوهای جذب و استخدام
از مزیت‌های دیگه‌ای که جمع‌آوری اطلاعات کارمندان در اختیارتون می‌ذاره، رسیدن به الگوهای ثابت و مشخص برای جذب و استخدام سازمان‌تون هست. وقتی کارمندان شرکت شما رو ترک می‌کنن، می‌تونید به فاکتورهایی مثل میانگین مدت زمان استخدام و اقداماتی که برای بهبود شرایط و نگهداشت فرد انجام دادین، توجه کنید تا به الگوهای مشخصی دست پیدا کنین و بفهمین چرا کارمندان سازمان رو ترک می‌کنن. علاوه بر این، داده‌هایی مثل تاریخ‌های استخدام فصلی می‌تونه به تیم منابع انسانی شما کمک کنه تا بهتر بتونن زمان‌بندی آگهی‌های شغلی رو برای به حداکثر رسوندن تعداد مصاحبه‌ها، مدیریت کنن.

۳. افزایش بهره‌وری
با استفاده از نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی ابری و ماژول ثبت پرونده‌های کارمندان، میزان هزینه‌ و زمانی که صرف ثبت داده‌ها میشه کاهش و بالطبع بهره‌وری افزایش پیدا می‌کنه. راه‌های استفاده‌ی مفید و سودمند از اطلاعات نامحدوده، اما اینجا دوتا نمونه رو براتون مثال زدیم:

● اگر مدیران اواسط پاییز که روزها کوتاه‌تر میشه، با کاهش بهره‌وری کارمندان مواجه بشن، دلیلش می‌تونه این باشه که کارمندان از اختلال عاطفی فصلی رنج می‌برن یا تغییرات آب‌وهوا و زود تاریک‌شدن هوا خسته و بی‌حوصله‌شون می‌کنه. در هر صورت، مدیران می‌تونن با هرکدوم از کارمندان یک گفتگوی صادقانه و دوستانه داشته باشن و از خودشون بپرسن که چطور می‌تونن بهشون کمک کنن.

● ممکنه یک کارمند سطح ابتدایی یا میانی که همه گواهینامه‌ها رو داره، اما ارتقاء شغلی پیدا نکرده، نادیده گرفته بشه. بعد از بررسی بیشتر و تجزیه و تحلیل آمارها، مدیران سازمان متوجه میشن که اون فرد پتانسیل رهبری تیم رو داره و می‌تونه به پیشرفت سازمان کمک کنه.
توی هرکدوم از مثال‌های بالا، سازمان سعی می‌کنه به گونه‌ای موضوع رو بررسی و حل کنه. به این ترتیب، کارمند متوجه میشه که سازمان نه تنها به عملکرد اون‌ها اهمیت میده بلکه به زندگی شخصی اون‌ها هم توجه داره و می‌خواد تعادل بین کار و زندگی سالم رو حفظ کنه.

چه نوع اطلاعاتی باید تو گاوصندوق داده‌های کارمندان حفظ بشه؟

همین‌طور که ضرب‌المثل «ورودی زباله، خروجی زباله» ، یک اصطلاح رایج توی حوزه علوم کامپیوتر، میگه: اگر داده‌های نامعتبر به یک سیستم وارد بشه، خروجی به دست اومده هم نامعتبره. لازمه‌ی استفاده مؤثر و درست از اطلاعات کارمندان، وارد کردن داده‌های درست و دقیق در ابتدای کاره. صرف‌نظر از اندازه صنعت یا شرکت، هر پایگاه داده باید شامل جزئیات خاصی باشه. مثلاً:

✔ مشخصات شناسایی: مشخصات شناسایی اولیه مثل: نام و نام‌خانوادگی، سن، نژاد، قومیت و شماره تماس.
✔ ارزیابی عملکرد در محل کار: پایگاه داده کارمندان محل مناسبیه برای نگهداری سوابق ارزیابی عملکرد کارمندان از طریق بررسی اسناد سالانه، گزارش حضور و غیاب، نرخ فروش و… .
✔ بررسی پاداش و مزایا: حتی اگر مراقبت بهداشتی یا برنامه بازنشستگی گسترده‌ای ارائه نمی‌کنین، مهمه که بفهمید کارمندان شما چه مزایایی رو دریافت می‌کنن یا دوست دارن که دریافت کنن.
حالا چطوری اطلاعات کارمندان رو مدیریت کنیم؟
قبل از انتخاب پایگاه داده و ابزارهای ارزیابی مناسب کارمندان، مطمئن بشین ابزار یا نرم‌افزاری که برای جمع‌آوری اطلاعات کارمندان استفاده میشه، حریم خصوصی اون‌ها رو نقض نکنه. کارمندان باید به صراحت بدونن که این موضوع به روند کسب‌و‌کار کمک می‌کنه تا فرایندهای سازمانی و فرهنگ کاری بهتری شکل بگیره.

لُبّ کلام!
برای جمع‌آوری داده‌های کارمندان، نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی، کارآمدترین راه برای جمع‌آوری و ثبت داده‌های اولیه و به‌روزرسانی اون‌ها در صورت لزوم هست. برای داده‌هایی نظیر: مدیریت اطلاعات پرسنلی و ساختار سازمانی، ارزیابی عملکرد، آموزش، حقوق و دستمزد، خدمات رفاهی، جذب و استخدام و پرسش‌نامه، نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی نردبان، مؤثرترین راه برای گردآوری و استانداردسازی ورودی‌ها تو یک سازمانه که به شما کمک می‌کنه داده‌های دقیق و جامعی رو از کارمندان خودتون با امنیت بالا در اختیار داشته باشید.

منابع:
۱. https://www.business.com/hr-software/employee-data/